Työsuojelu

Toimintaohjeita kuormituksen, häirinnän ja väkivallan hallintaan -Instructions for managing strain, harassment and violence

HÄIRINTÄ JA EPÄASIALLINEN KOHTELU

Henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen on RTK-Palvelun henkilöstöstrategian keskeisiä tavoitteita. Yrityksemme kanta häirintään ja epäasialliseen kohteluun on selvä, niitä ei työssä sallita. Jokaisella työyhteisön esimiehellä on velvollisuus puuttua häirintään ja epäasialliseen kohteluun. Tämä ohje on tarkoitettu menettelytapaohjeeksi häirintää ja epäasiallista kohtelua vastaan esimiesasemassa toimiville, häirinnän kohteeksi joutuneille sekä niille, joita syytetään häirinnästä tai epäasiallisesta kohtelusta.


Ristiriitojen ratkaisemista vai epäasiallista kohtelua?

Epäasiallisen kohtelun ja työyhteisöihin kuuluvien jokapäiväisten ristiriitojen välinen ero saattaa olla häilyvä. Ristiriidat ja kriittiset mielipiteet kuuluvat normaaliin vuorovaikutukseen. Työyhteisöjen hyvinvointi ja menestyminen riippuu pitkälti siitä, miten työyhteisöissä kyetään ratkaisemaan ristiriitoja ja konfliktitilanteita. Myös henkisen väkivallan ja normaalin leikinlaskun välistä eroa voi olla vaikea havaita, jos työyhteisössä on tapana karski huumori, leikinlasku tai kiusoittelu. Ns. normaaliin työkulttuuriin kuuluva leikinlasku voi johtaa siihen, että kiusoittelun kohde tuntee olevansa häirinnän uhri.

Organisaatiomuutokset ja kriisit tarjoavat hyvän kasvualustan häirinnälle, koska yksilöiden epävarmuus kanavoituu helposti epäasialliseen kohteluun. Ratkaisemattomat työyhteisöongelmat voivat pitkittyessään johtaa henkiseen väkivaltaan ja epäasialliseen kohteluun ja nousta tärkeimmäksi työtoiminnaksi. Tällöin työyhteisö menettää suuren osan toimintakyvystään.


Mitä on häirintä ja epäasiallinen kohtelu?

Häirinnällä ja epäasiallisella kohtelulla tarkoitetaan työtovereiden tai esimiehen ja alaisen välisiä ristiriitatilanteita, jolla häiritty alistetaan: yksi tai useampi henkilö hyökkää järjestelmällisesti joko suoraan tai epäsuoraan häirittyä vastaan pitkän ajan kuluessa. Myös esimies voi olla häirinnän kohteena.
Häirintä ja epäasiallinen kohtelu voivat käytännössä olla seuraavanlaisia:
Häirityn ei anneta vapaasti esittää mielipiteitään

  • Esimies tai työtoverit rajoittavat häirityn mahdollisuuksia ilmaista mielipiteitään
  • Häirityn puhe keskeytetään jatkuvasti
  • Häiritylle huudetaan tai häntä loukataan jatkuvasti
  • Häiritylle esitetään suullisia tai kirjallisia uhkauksia

Häirityn sosiaalisia suhteita rajoitetaan

  • Häirittyä kohdellaan kuin ilmaa, hänen kanssaan ei puhuta, eikä tervehdyksiin vastata
  • Häiritty siirretään työpisteeseen, joka on kaukana muista

Häirityn mainetta ja sosiaalista asemaa loukataan

  • Häiritystä puhutaan pahaa selän takana ja levitetään juoruja
  • Häirityn epäillään olevan psyykkisesti sairas
  • Häiritty tehdään naurunalaiseksi matkimalla kävelytyyliä, ääntä tai ilmeitä
  • Häirityn uskonnollinen tai poliittinen vakaumus tehdään naurunalaiseksi
  • Häirittyä lähennellään seksuaalisesti tai esitetään seksuaalisia tarjouksia

Häirityn työ- ja elämäntilannetta loukataan

  • Häiritylle ei enää anneta työtehtäviä
  • Häiritylle annetaan järjettömiä työtehtäviä
  • Annetaan osaamiseen nähden ala-arvoisia työtehtäviä
  • Annetaan liian vaikeita työtehtäviä, jotta häntä voitaisiin arvostella

Häirityn terveyttä uhataan

  • Uhkaillaan ruumiillisella väkivallalla


Mitä häiritty ja epäasiallisesti kohdeltu voi tehdä?

  • Kerro häiritsijälle asiallisesti, että et pidä tämän käytöksestä ja pyydä häntä lopettamaan se. Karkean huumorin tai kiusoittelun harrastaja ei välttämättä itse ymmärrä syyllistyvänsä epäasialliseen kohteluun.
  • Kerro häirinnästä esimiehelle. Hänellä on velvollisuus puuttua epäasialliseen kohteluun. Mikäli häiritsijä on lähin esimies, asian voi ottaa esille häntä ylempänä olevan työnantajan edustajan kanssa.
  • Voit kertoa epäasiallisesta kohtelusta suullisesti tai kirjallisesti. Usein suullinen huomauttaminen riittää lopettamaan epäasiallisen kohtelun. Kirjallisen huomautuksen etuna on, että häirintä tulee dokumentoitua.
  • Pidä kirjaa työpaikan tapahtumista ja kerää näyttöä. Häiritsijöitä ei saada vastuuseen, ellei tapahtumia pystytä todistamaan. Pyydä itseäsi koskevat päätökset kirjallisena. Jos asiasta pidetään kokouksia tai palavereja, vaadi, että niistä pidetään pöytäkirjaa. Suulliset sopimukset saattavat unohtua ajan kuluessa.
  • Jos häirintää ei ole pystytty käsittelemään työpaikallasi, hae apua työyhteisösi ulkopuolelta. Voit olla yhteydessä työpaikkasi työsuojeluvaltuutettuun, työterveyshuoltoon, ammattijärjestöösi ja tarvittaessa alueesi työsuojelupiirin työsuojelutarkastajaan.
  • Kerro asiasta jollekin johon luotat. Jos et löydä tukijaa työtoverista, ystävistä tai sukulaisista, hakeudu ammattiauttajalle.
  • Huolehdi siitä, että sinua ei voi syyttää työsi laiminlyönnistä.
  • Häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta voit ilmoittaa nimettömänä RTK-Palvelun ylläpitämään Whistleblowing -kanavaan https://app.falcony.io/contineo-wb/links/whistleblowing.  Siellä ilmoituksesi käsitellään halutessasi nimettömänä ja voit myös käydä keskustelua ja antaa tapauksesta lisätietoa.


Miten suhtautua syytöksiin häirinnästä ja epäasiallisesta kohtelusta?

Koska leikinlaskun, jokapäiväisten ristiriitojen ratkaisemisen ja häirinnän raja saattaa olla häilyvä, voi kuka tahansa joskus joutua vastaamaan häirintäsyytöksiin. Suhtaudu tällaisiin syytöksiin aina vakavasti.
Vaikka et omasta mielestäsi olisikaan syyllistynyt häirintään tai epäasialliseen kohteluun, älä vähättele valittajan tuntemuksia, vaan lopeta välittömästi epäasialliseksi kuvattu käyttäytymisesi. Tee itsellesi tapahtuneesta muistiinpanot. Kerro asiasta tarvittaessa myös esimiehellesi, sillä esimiehen on hyvä kuulla asiasta suoraan sinulta. Voit myös kysyä neuvoa henkilöstöhallinnon asiantuntijalta.
On hyvä muistaa, että ketään ei leimata työpaikkahäiritsijäksi pelkkien häirintäsyytösten perusteella. Vilpillisessä mielessä tehdyt häiritsemissyytteet saattavat johtaa kurinpitomenettelyyn.


Työnantajan ja esimiehen vastuu

Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan pitämään huolen työn terveellisyydestä ja turvallisuudesta. Henkisen työsuojelun piiriin kuuluu henkisen väkivallan ehkäiseminen (TTurvL 9b§).
Esimiehellä on velvollisuus puuttua havaitsemaansa epäasialliseen kohteluun. Hän on myös velvollinen jatkuvasti tarkkailemaan työympäristöä puutteiden havaitsemiseksi (TTurvL 9.1 §).
RTK-Palvelussa häirinnän tai epäasiasiallisen kohtelun tullessa ilmi se käsitellään aina siten, että ristiriitaa selvittämässä ovat häiritty, häiritsijä sekä heidän esimiehensä. Tarvittaessa mukana voivat olla työsuojeluvaltuutettu, työterveyshuollon edustaja sekä aluejohtaja ja hallintojohtaja. Häirintätilanne selvitetään aina puolueettomasti ja mahdollisimman objektiivisesti. Mikäli työyhteisössä joku toistuvasti häiritsee ja kohtelee epäasiallisesti muita on työnantajalla mahdollisuus rangaista häiritsijää. Työturvallisuuslaki, työsopimuslaki, tasa-arvolaki sekä jopa rikoslaki takaavat mahdollisuuden työpaikkahäiritsijän rankaisuun jopa erottamiseen saakka.

Häirintää ja epäasiallista kohtelua ehkäiseviä toimenpiteitä

Johtamistyöllä on keskeinen merkitys epäasiallisen kohtelun ehkäisemisessä. Selkeillä tavoitteilla sekä tehtävien- ja vastuunjaolla voidaan estää ristiriitojen syntymistä työyhteisöissä. Työn- ja vastuunjakojen lisäksi ristiriitojen käsittelytavoista tulee sopia. Kun yhteisistä säännöistä on sovittu, esimiehen tulee informoida niistä kaikkia työntekijöitä.

HAITALLINEN KUORMITTUMINEN

Työturvallisuuslain 25§:n mukaan jos työntekijän todetaan työssään kuormittuvan hänen terveyttään vaarantavalla tavalla, työnantajan on asiasta tiedon saatuaan käytettävissään olevin keinoin ryhdyttävä toimiin kuormitustekijöiden selvittämiseksi sekä vaaran välttämiseksi tai vähentämiseksi. Kuormittuminen voi olla luonteeltaan fyysistä tai henkistä yli- tai alikuormittumista. Sekä fyysinen että henkinen työsuojelu on haitallisen kuormittumisen ennaltaehkäisevää toimintaa.

RTK-Palvelussa toimitaan Työ-, terveys- ja turvallisuusjärjestelmä OHSAS 18001 mukaisesti, mikä määrittelee erilaisia vastuita ja toimia organisaatiossa niin päällikkö- kuin esimiestasollekin. Esimiesten vastuulla on tehdä asiakaskohteissa työn vaarojen selvittäminen, riskikartoitus ja tehdä kaikki mahdolliset toimenpiteet riskien pienentämiseksi sekä poistamiseksi. Esimiehen tulee selvittää työntekijöilleen kohteen mahdolliset fyysiset ja henkiset vaara- ja haittatekijät. Työntekijällä on oltava kaikki työtä ja työoloja koskeva tieto, jotta hän voi toimia myös itse haitallisen kuormituksen ehkäisemiseksi. Koska pääasiallinen vastuu työhyvinvoinnista kuuluu esimiestasolle, on tähän panostettu kouluttamalla esimiehiä havaitsemaan haitalliset kuormitustekijät työntekijöiden työssä ja puuttumaan niihin riittävän ajoissa. Oikealla työnsuunnittelulla ja organisoinnilla vähennetään haitallista kuormittumista.

Fyysinen kuormittuminen

Haitallista fyysistä kuormittumista voivat aiheuttaa esimerkiksi työasennot, työliikkeet, yhtäjaksoinen toistuva työ, työympäristön puutteet sekä työntekijän itsensä ominaispiirteet. Ergonomisten tekijöiden lisäksi fyysisiksi vaaratekijöiksi katsotaan kuuluvan myös melu, lämpötila, valaistus, tärinä ja säteily.

Työnantajalla on velvollisuus ryhtyä toimiin saatuaan tiedon haitallisesta fyysisestä kuormittumisesta. Kuormitusepäily käsitellään ensin työntekijän ja hänen esimiehensä kesken. Mikäli kuormittumisen toteamiseen tarvitaan asiantuntijan apua, käytetään apuna ensisijaisesti yksikön työsuojeluvaltuutettua sekä työterveyshuoltoa. Kun haitallinen fyysinen kuormittuminen on todettu, selvittää työnantaja kuormittumisen syyt. Tämän jälkeen työnantaja ryhtyy käytettävissä olevin keinoin toimenpiteisiin vaarantavien kuormitustekijöiden vähentämiseksi tai poistamiseksi.

Fyysisen hyvinvoinnin tunnusmerkkejä työntekijöissä ovat mm. aktiivisuus ja liikunnan harrastaminen vapaa-ajalla. Fyysinen hyvinvointi näkyy organisaatiotasolla vähäisinä sairaspoissaolopäivinä. RTK:lla työntekijöitä kannustetaan fyysiseen hyvinvointiin ja liikkumiseen liikuntasetelien ja kuntokortin avulla.

Haitallista fyysistä kuormittumista vähennetään ergonomisten toimenpiteiden avulla. Työpisteet sekä käytettävät työvälineet valitaan, mitoitetaan ja sijoitetaan työn luonne ja työntekijän edellytykset huomioon ottaen ergonomisesti asianmukaisella tavalla. Työvälineet, koneet, laitteet ja kiinteät työpisteet ovat mahdollisuuksien mukaan säädettävissä ja käyttöominaisuuksiltaan sellaisia ettei työstä aiheudu työntekijälle haitallista tai vaarallista fyysistä kuormitusta.

Lisäksi huolehditaan siitä, että työntekijällä on mahdollisuus vaihdella työasentoaan ja työtä kevennetään erilaisin apuvälinein tai parityönä esimerkiksi nostotöitä tehdessä.
Työn, työpisteen, välineiden ja koneiden hankinnan suunnittelussa huomioidaan työntekijöiden erilaisuus kuten koko, toimintakyky, sukupuoli, tiedot, taidot ja ikä siten, että työn suorittamisessa on mahdollisuus joustaviin järjestelyihin ja kullekin työntekijälle sopivaan fyysiseen kuormittumiseen.


Henkinen kuormittuminen

Haitallista henkistä kuormittumista voi aiheuttaa työ jossa on aikapaineita, sitä on muutoin liikaa tai työ on liian vaikeaa. Toisaalta liian helppo, yksinkertainen ja virikkeetön työ aiheuttaa myös henkistä kuormitusta. Haitallista henkistä kuormitusta voivat aiheuttaa myös työnhallinnan puute, vaikutusmahdollisuuksienpuute, yksintyöskentely, yötyö, väkivallan uhka, häirintä tai epäasiallinen kohtelu sekä työyhteisön ilmapiiri. Henkiset kuormitustekijät johtuvat työstä tai työympäristöstä, se miten kukin työtekijä henkisesti kuormittuu työssä, vaihtelee suuresti ja on yksilöllistä.

Työnantajalla on velvollisuus ryhtyä toimiin saatuaan tiedon haitallisesta henkisestä kuormittumisesta. Kuormitusepäily käsitellään ensin työntekijän ja hänen esimiehensä kesken. Mikäli kuormittumisen toteamiseen tarvitaan asiantuntijan apua, käytetään apuna ensisijaisesti yksikön työsuojeluvaltuutettua sekä työterveyshuoltoa. Kun haitallinen henkinen kuormittuminen on todettu, selvittää työnantaja kuormittumisen syyt. Tämän jälkeen työnantaja ryhtyy käytettävissä olevin keinoin toimenpiteisiin vaarantavien kuormitustekijöiden vähentämiseksi tai poistamiseksi.

Henkisen hyvinvoinnin tunnusmerkkejä ovat työntekijän tyytyväisyys elämään ja työhön sekä aktiivisuus ja myönteinen perusasenne, kyky sietää kohtuullisessa määrin epävarmuutta ja vastoinkäymisiä sekä oman itsensä hyväksyminen.

Henkistä kuormittumista vähennetään työn organisoinnilla, johtamistaidoilla, työyhteisön yhteistyöllä sekä hyvän työilmapiirin luomisella. Työtekijöitä arvostetaan ja heidän kehittymismahdollisuuksia sekä vaikuttamismahdollisuuksia omaan työhön ylläpidetään erilaisin kouluttautumismahdollisuuksin. Yksintyöskenteleville ja yötyötä tekeville työntekijöille on yhteydenpitojärjestelmä hätätilanteita varten. Väkivallanuhkatilanteita varten on oma toimintaohje. Työntekijät perehdytetään ja opastetaan työhön RTK:n perehdytysohjelmien mukaisesti.

Työn suunnittelussa huomioidaan työtekijöiden erilaisuus kuten ammattitaito, ikä, terveydentila, henkilökohtaiset ominaisuudet ja elämäntilanne henkisen kuormittumisen ennaltaehkäisemiseksi. 

VÄKIVALLAN UHKATILANTEET

Työpaikkaväkivallalla tarkoitetaan työtehtävien hoitamisen aikana fyysisen väkivallan tai sen uhan kohteeksi joutumista. Työpaikkaväkivallan uhka tulee tiedostaa jotta se voidaan ennakoida ja jotta sitä voidaan hallita. Esimiehen vastuulla on tehdä asiakaskohteissa ISO45001 mukainen työn vaarojen selvittäminen, riskikartoitus. Tarvittaessa väkivallan uhan kartoittamisessa käytetään apuna työsuojeluvaltuutettua sekä asiakkaan yhteyshenkilöä.
Koska työntekijät työskentelevät RTK:n asiakaskohteissa, on uhkatilanteiden hallinta hoidettava yhteistyössä asiakkaan kanssa. Merkittävä tekijä onkin asiakaskohteen turvallisuusjärjestelmät, vartiointi sekä toimintaohjeet väkivaltatilanteissa, jotka ovat yleensä asiakaskohtaisia. Kohteen pelastussuunnitelman tunteminen on myös oleellista uhkaavien tilanteiden hallinnassa. Kohteen aloituspalaverin yhteydessä asiakas selvittää mahdolliset vaaratekijät ja toimintatavat sekä pelastussuunnitelman RTK:n esimiehelle, joka edelleen on velvollinen huolehtimaan siitä, että vaaratekijät ja toimintaohjeet saatetaan työntekijöiden tietoon.

Yksintyöskentelyn ja yötyön väkivallan uhan riskejä vähennetään työympäristön lukitus-, hälytys- ja valvontajärjestelmien avulla sekä vartijoiden läsnäololla kohteessa työskentelyn aikana. Työntekijöillä on asiakaskohteessa ilmoitusmahdollisuus väkivallan uhasta esim. puhelimitse. Uhkaavia tilanteita ennaltaehkäistään esim. työnsuunnittelulla, parityöskentelyllä, työntekijöiden perehdyttämisellä ja kouluttamisella uhkaavien tilanteiden hallintaan. Työntekijöitä kehotetaan aktiiviseen työympäristön havainnointiin sekä läheltä piti tilanteiden ilmoittamiseen, mikä auttaa uhkatilanteiden tunnistamisessa ja ennakoinnissa.

Työntekijään kohdistunut väkivalta voi aiheuttaa fyysisten vammojen lisäksi myös henkisiä vammoja. Väkivallan kohteeksi joutuneelle työntekijälle järjestetään jälkihoito yksikön työterveyshuollosta. Jälkihoito aloitetaan 1-2 vuorokauden kuluttua tapahtumasta. Jälkihoito sisältää henkisten vammojen terapoinnin yksilöllisesti suunnitellun aikataulun ja keston mukaan.

 


HARASSMENT AND INAPPROPRIATE TREATMENT

Ensuring the well-being of staff is one of the key aims of RTK-Palvelu’s HR strategy. Our company takes a clear stand on harassment and inappropriate treatment: they are strictly forbidden. Every manager in the work community has a duty to intervene in harassment and inappropriate treatment. These instructions are intended as a guideline on how to proceed when encountering harassment and inappropriate treatment. The instructions are aimed at those in managerial positions, victims of harassment, and people accused of harassment or inappropriate treatment.

Solving conflicts or inappropriate treatment?

The line between inappropriate treatment and conflicts that commonly emerge in working communities can be fuzzy. Conflicts and critical opinions are part of normal interaction. The well-being and success of a work community may largely depend on how the community succeeds in solving disputes and conflicts. It may be difficult to tell emotional abuse and normal joking apart if flippant humour, jesting or teasing is common in the work community. Sometimes an employee who ends up as the target of a joke may feel harassed or bullied by the kind of joking that has become an established part of the workplace culture.

Organisational changes and crises create a fertile breeding ground for harassment as sometimes an individual’s insecurity manifests as inappropriate treatment. Prolonged, unsolved problems in the work community may lead to emotional abuse and inappropriate treatment and emerge as the main activity at work. As a result, the work community loses a major part of its functional capacity.

WHAT ARE HARASSMENT AND INAPPROPRIATE TREATMENT?

Harassment and inappropriate treatment refer to conflicts between co-workers or between a manager and employee that aim to put down the target: a systematic, direct or indirect attack by one or more individuals against the victim over a long period of time. A manager may also be a victim of harassment.
In practice, harassment and inappropriate treatment may occur in the following ways:
The victim is not allowed to freely express his/her opinions

  • The manager or co-workers are restricting the victim’s opportunities to express his/her opinions
  • The victim is constantly interrupted
  • The victim is yelled at or constantly insulted
  • Verbal or written threats are made against the victim

The victim’s social relationships are restricted

  • The victim is treated as if he/she isn’t there, no one talks to him/her, and no one responds to his/her greetings
  • The victim is transferred to a workstation located far away from everyone else

The victim’s reputation and social status are violated

  • Others speak ill of the victim behind his/her back and spread rumours about him/her
  • Others speculate that the victim is mentally ill
  • Others ridicule the victim by imitating his/her walk, voice or gestures
  • The victim’s religious beliefs or political convictions are ridiculed
  • Sexual advances or propositions are made toward the victim

The victim’s work or life situation is mocked

  • The victim is no longer assigned work tasks
  • The victim is assigned unreasonable work tasks
  • The victim is assigned tasks that are inferior to his/her competence
  • The victim is assigned overly demanding tasks with the purpose of criticising him/her

The victim’s health is put at risk

  • The victim is threatened with physical violence

What can harassment victims and those subjected to inappropriate treatment do?

  • Let the harasser know, in a matter-of-fact way, that you do not like their behaviour and ask them to stop it. A person who favours flippant jokes or teasing may not realise that what they are doing is inappropriate.
  • Let your manager know about the harassment. Your manager has the duty to intervene in inappropriate behaviour. If the harasser is your manager, you can address the issue with an employer’s representative superior to your manager.
  • You can report the inappropriate treatment verbally or in writing. A verbal report is often enough to put an end to inappropriate treatment. The advantage of a written report is that it allows you to document the harassment.
  • Keep a record of what is going on at the workplace and collect any evidence. The only way to hold the harassers accountable is to prove what has been going on. Ask for any decisions that concern you in writing. If there are meetings on the topic, demand for minutes to be kept. Verbal agreements may be forgotten about as time passes.
  • If your workplace has failed to address the harassment, seek help from outside your work community. You can contact your workplace’s occupational safety and health representative, occupational healthcare, trade union or, if necessary, the occupational safety and health inspector of your local OSH district.
  • Tell someone you trust about what has happened. If you cannot confide in a co-worker, friend or relative, seek professional help.
  • Make sure you cannot be blamed for neglecting your job.
  • You can report harrassment or other inapproriate behaviour in RTK-Palvelu´s Whistleblowing-channel https://app.falcony.io/contineo-wb/links/whistleblowing. If you wish, your message and further conversation will be processed anonymousely.

How to deal with accusations of harassment and inappropriate behaviour?

As the line between joking, solving everyday conflicts and harassment can be fuzzy, anyone may end up being accused of harassment at some point in their lives. You should always take such accusations seriously.
Even if you do not personally feel you have been guilty of harassment or inappropriate behaviour, do not downplay the complainant’s emotions, but instead, immediately stop behaving in a way that has been deemed inappropriate.  Take notes for yourself on what has happened. If necessary, also disclose the issue to your manager, as your manager should hear about the case directly from you. It may also be good to ask for advice from an HR specialist.
You should remember that no one should be labelled a workplace bully based on harassment accusations alone. Any fraudulently made accusations of harassment may lead to disciplinary measures.

Employer’s and manager’s responsibility

Under the Occupational Safety and Health Act, employers have a duty to take care of the safety and health of their employees while at work. The prevention of emotional abuse is part of the responsibility for ensuring emotional occupational safety and health (section 9b of the OSH Act).
The manager has the duty to intervene in any inappropriate behaviour he/she has detected. The manager is also required to constantly observe the work environment to detect any shortcomings (section 9(1) of the OSH Act).
When harassment or inappropriate treatment is detected at RTK-Palvelu, the processing of the conflict will always include the victim, the suspected harasser and their manager. If necessary, an occupational safety and health representative, a representative of occupational healthcare services and a regional director and an administrative manager may participate in the process. Harassment cases are always investigated in an unbiased and as objective way as possible. If someone in the work community is constantly harassing and treating other employees inappropriately, the employer can discipline the harasser. The Occupational Safety and Health Act, Employment Contracts Act, Act on Equality between Women and Men and even the Criminal Code of Finland provide tools for taking punitive action against a workplace bully or even terminating his/her employment contract.

Measures preventing harassment or inappropriate treatment

Management plays a key role in preventing inappropriate treatment. Clear goals and division of duties and responsibilities can prevent conflicts from arising in work communities. In addition to the division of duties and responsibilities, an agreement is needed on the mechanisms to address conflicts. Once an agreement has been reached on common rules, the manager must inform all employees about these.

EXCESSIVE STRAIN AT WORK

Under section 25 of the Occupational Safety and Health Act, if it is noticed that employees are exposed to strain at work in ways that endanger their health, employers, after becoming aware of the matter, shall, by available means, take measures to analyse the workload factors and to avoid or reduce the hazard. The strain may be physical or mental and involve excessive or insufficient workloads (burnout or boreout). Both physical and mental occupational safety and health measures can be used to prevent harmful strain at work.

The operations at RTK-Palvelucomply with the Occupational Health and Safety Assessment Series OHSAS 18001, which determines various responsibilities and measures in the organisation at the director and manager level. Managers are responsible for investigating workplace hazards, carrying out risk assessments and taking any measures required to minimise and eliminate risks at customers’ facilities. The manager must determine any factors that may pose physical and mental hazards and risks to the employees at the facilities. Employees must be provided with all relevant information about the job and working conditions to enable them to also contribute to preventing harmful strain. As the main responsibility for well-being at work lies with the management, the company has invested in this by training managers to detect harmful workload factors in employees’ work and intervening in them sufficiently early. Correct work planning and organisation reduce harmful strain.

Physical strain

Harmful physical strain can be caused by work postures, physical movements at work, uninterrupted and repeated work, deficits in the work environment and the employee’s personal traits. In addition to such ergonomic factors, other physical hazards include noise, temperature, lighting, vibration and radiation.

The employer has the duty to take action when informed about harmful physical strain. The suspected strain is first discussed between the employee and his/her manager. If the expertise of a specialist is necessary for detecting the work-related strain, the occupational safety and health representative and occupational healthcare services are primarily consulted. When the harmful physical strain has been detected, the employer will determine what has caused it. Subsequently, the employer will take the available measures to reduce or eliminate the hazardous strain factors.

The signs that indicate good physical well-being among employees include activity and engaging in exercise during leisure time. At the organisation level, physical well-being is visible as a low number of sick days. At RTK, employees are encouraged to promote their physical well-being and activity through sports vouchers and a physical activity monitoring chart.

Harmful physical strain is reduced through measures related to ergonomics. Employees’ workstations and tools are selected, proportioned and placed in an ergonomically appropriate way, taking into consideration the nature of work and employee characteristics. Tools, machines, equipment and fixed workstations are adjustable to the extent possible and have features that ensure that the work will not cause harmful or dangerous physical strain on the employees.

Employees are also provided with opportunities to change their work postures, and the work is made physically lighter by introducing various aids or by working with a pair, e.g. when lifting heavy objects.
When planning the procurement of work, workstations, equipment and machines, attention is paid to employees’ diversity, e.g. their different sizes, functional capacity, gender, knowledge, skills and age, to accommodate flexible arrangements in performing tasks and ensure that physical workloads are appropriate to each individual employee.

Emotional strain

Emotional strain may occur when work involves time pressure, its amount is excessive or it is too difficult. On the other hand, excessively easy and simple work that lacks stimuli may also cause emotional strain. Harmful emotional strain may also be caused by a lack of job management, a lack of opportunities to exert influence, working alone, night work, a threat of violence, harassment or inappropriate treatment and the atmosphere at work. Emotional strain factors are related to the job or the work environment, and the level of emotional strain experienced by a given employee varies considerably and is highly individual.

The employer has the duty to take action when informed about harmful emotional strain. The suspected strain is first discussed between the employee and his/her manager. If the expertise of a specialist is necessary for diagnosing the work-related strain, the occupational safety and health representative and occupational healthcare services are primarily consulted. When the harmful emotional strain has been detected, the employer will determine what has caused it. Subsequently, the employer will take the available measures to reduce or eliminate the hazardous strain factors.

The signs that indicate good emotional well-being include the employees’ satisfaction with his/her life and work, personal activity and a positive overall attitude, an ability to tolerate a reasonable amount of uncertainty and setbacks, and accepting oneself.

Emotional strain is reduced by work organisation, management skills, collaboration in the work community and creating a good work atmosphere. Employees are appreciated and their development opportunities and possibilities to influence their work are maintained with various training opportunities. Employees who work alone or during the night are provided with an emergency contact system. Separate instructions are provided on how to act in a situation that involves a risk of violence. Employees receive a job orientation and guidance in line with the RTK’s job orientation programmes.

The planning of work pays attention to employees’ diverse characteristics, including their proficiency, age, health condition, personal traits and life situation to prevent emotional strain at work.

THREATS OF VIOLENCE

Workplace violence refers to physical violence or a threat of violence during the performance of work tasks. It is crucial to identify the threat of workplace violence to anticipate and manage it. Managers are responsible for performing hazard identification and assessment of risks at customers’ facilities in line with the ISO45001 standard. If necessary, an occupational safety and health representative and the customer’s contact person are consulted in carrying out the assessment of threats of violence.
As employees work at the facilities of RTK’s customers, any threats of violence or hazards must be managed in collaboration with the customer. In fact, the security systems, security guards and operating instructions related to encountering violence at work at the customer’s facilities are all important factors and typically specific to each customer. Familiarisation with the rescue plan of the facility is also essential in managing threatening situations. During the initial meeting at the property, the customer will inform a manager at RTK about any risk factors and operating approaches and the property’s rescue plan. The manager is then responsible for informing employees about these risks and hazards and providing them with operating instructions.

The risks of violence for those working alone and on night shifts are reduced by access control, alarm and surveillance systems and the presence of security guards at the facilities during the shift. Employees have an opportunity to report a threat of violence e.g. by telephone at the customer’s facility.  Threatening situations are prevented by means such as work planning, working in pairs, job orientation and training employees to respond to threatening situations. Employees are encouraged to actively observe their work environment and report any close calls, which helps identify and anticipate threatening situations.

In addition to physical injuries, an act of violence may also cause emotional damage to an employee. An employee who has been a victim of violence is provided with follow-up care at the unit’s occupational healthcare services. The follow-up care starts 1–2 days after the incident. The follow-up care includes therapy for emotional trauma based on an individual schedule and duration.